要想讨论多功能设备——集复印、打印、扫描和传真等功能于一身的设备——的安全性问题，我们首先要了解一下这种设备的技术背景，以及由技术进步所引起的数据风险问题。大约十年以前，复印机所采用的还是模拟系统，而且它还是一种只能从事一项工作（在纸上复印）的独立系统。而我们现在所生产的“新一代复印机”都采用了数字技术，这与我们经常在激光打印机上所看到的技术比较类似。

    模拟式打印机主要通过把图像扫描到带静电的光敏滚筒上，然后再把墨粉转移到纸张上来成像的。每当人们想复印一个新的文件时，就要对滚筒清洗一次，而且先前复印的图像也会被清除。然而在数码复印机上，扫描好的文件会转换成数字文件存储在复印机的内存中，等到人们需要复印的时候，直接拿它进行生产就可以了。被扫描的文件图像可以存储在打印机中，直到它们被打印机的内存或硬盘覆盖或删除。大多数码复印机都用硬盘来储存这些扫描文件的图像，这就跟电脑上的数据存储设备一样。
 
　　把印刷功能添加到数字复印机上并不算是一项伟大的技术进步。而且，既然用户们有能力将打印机/复印机连接到个人电脑上，那为什么不把它连接到网络上，让更多的人来共享这台设备？随着印刷速度的不断提高，数字复印机逐渐具备了扫描文件、存储文件、以及通过电子邮件发送文件的能力。几乎是在同一时间，它又增加了发送和接收传真的能力，于是真正的多功能数码复合一体机诞生了。
 
　　数据的不安全性
　　
    随着在多功能数码复合一体机上打印、复印、扫描和传真的文件越来越多，人们自然就会想到数据安全性的问题。而把设备与互联网连接在一起，更增加了数据的安全风险，使其更容易受到外部的攻击。