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印前车间里的小事情大智慧
2006年6月21日 8:41  来源:必胜网  作者:杨立伏

    在我看来,总是一些不起眼的小事情能够帮助小型商业印刷企业改善生产力。作为一名帮助企业提高印前部门生产能力的顾问,我发现通常都是因为缺少一些规章制度和并不昂贵的工具而让企业浪费了时间和金钱。在此我向大家介绍五个易于应用的小锦囊,来保证你的印前部门将不再为一些小事情而烦恼。

    存储器价格低廉安装简单

  * 存贮器 尽管RAM存贮器价格便宜,但是很多印前部门所使用的计算机上安装的存贮器也就是刚刚够用的。通常情况下,印前部门里在他们经常使用的计算机上安装了足够的存储器,而其它计算机上的存储空间却不足。存储空间越大,计算机运转速到就会越快,你就可以在同一时间里运行多个程序。不要以为虚拟存贮器能够替代真正的RAM存贮器。

  * 文件备份 很多印刷公司都面临着丢失数据的风险,因为他们缺少文件备份程序。这似乎看起来当计算机崩溃之后,备份文件成了一大难题。有太多的印刷人员没有备份文件,因为他们总是说自己工作太忙了没有时间来做这项工作。难道等到电脑崩溃文件丢失后他们就有时间把文件重新再制作一遍吗?对于印前部门来说备份文件是一件很容易的事情,就像把文件拖拽到另一个硬盘里面一样。DVD刻录机就是我们的得力助手,它可以让整件过程的成本变得低廉。

  拥有和使用备份系统是两码事

  * 规定整理归档制度  没有找到的东西说明你并没有真正拥有它。很多印刷企业仅仅依赖于印前人员去应用一些程序来处理文件。其原因在于只有印前人员懂得如何使用这些程序。在我所访问的一家印刷企业里,一名印前工作者将一个客户的文件存放在被命名为“花花公子”的文件夹里,因为这位仁兄觉得客户外表像个“花花公子”。良好的存档系统是能够让每个人都理解其命名含义,知道文件是怎样存放的。印刷企业需要为存档规定一些章程,以备在某个员工不在的情况下,其他任何一个人都能够找到客户所需要的文件存放在什么位置。制定规章制度并不会让你有任何损失,反而会节省印前工作人员的时间,因为这样一来你能够更快速的找到所需的文件。

  * 软件升级  你的软件最近一次升级是在什么时候?大多数软件供应商已经停止出售软件升级磁盘,而允许客户直接到网站上去下载。随之而来的问题出现了,印刷企业因此而忘记自己到软件网站上去下载升级包。印前工作者应该定时到正规的网站上查看是否有软件升级的新内容。不要盼望着软件公司会发一封电子邮件来告诉你可以到网站上进行软件升级了。在大多数软件的帮助菜单里面都会有一个“升级检测”的功能。不对软件及时升级,就会让你的印前部门面临多种长时间遗留下来的问题。

  * 为员工购买特需的软件 很多印前人员希望能够工作的顺利,甚至一些同志还自己从家里的电脑上拷贝软件拿到公司来帮助自己的工作更顺利进行。这是一个很不错的想法,但是这就让企业面临一个侵犯版权的风险。印刷公司应该首先保证自己公司的软件是正版软件。如果员工需要特殊的软件来帮助自己更好的完成工作,公司就应该为员工购买这种软件。否则,最坏的情形就是:当一名员工离职后带走了自己的软件,新进的员工如果需要用到这种软件而又没有,那么他的处境将会是多么的不利。因此,印前工作者应该定时到正规的网站上查看是否有软件升级的新内容。

  以上我所说的一些小问题其实都不需要你去花费精力去思考去做决定,但是如果你真正按照上面的意见去做了,那肯定会提高印前部门的生产能力。当然,通常情况下,印前人员十分辛苦的工作来努力完成任务,没有时间对计算机做维护或者制定那些能够提高部门工作效率的制度。那么,确保印前部门的员工有时间去完成其他利于工作顺利进展的工作就成为了管理阶层的责任。

 
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