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运用数码印刷 尽文印服务之责
2006年6月15日 8:28  来源:科印网

      机关办公文印长期以来承担着为各级党、政机关提供文印服务的重任,虽然大多数隐身于机关部委的大院之中,但是却丝毫不减对新技术的渴望与热情,敢于迎接新技术浪潮的洗礼。同时,也正是因为借助了新技术,而提高了服务的水平,进而使得各级机关的办文效率与时俱进地得到了提高。
据了解,目前,国内的各级机关文印单位中,率先采用数码印刷技术的并不在少数。这些文印单位的负责人以长远的目光来看待政府机关文印的定位与发展,并根据自身的特点,选择最适合自己的设备,在机关文印的发展之路上走在了前列。四川省政府机关文印中心和杭州市市级机关文印中心便是其中的佼佼者。此次,我们请来四川省政府机关文印中心副主任康东先生和杭州市市级机关文印中心主任杨雪强先生,请他们讲述文印与数码印刷的缘份。

     立足机关 服务机关

     政府机关文印,顾名思义就是为各级政府机关提供公文的印刷服务。据康东先生介绍,四川省政府机关文印中心现有员工25人,目前印刷服务层面有4个:其一是为省政府办公厅和财务关系在办公厅的4个行政单位提供文印服务;其二是为在机关大院内的几个省级单位提供文印服务;其三是为机关大院外的约30个省级厅局印制公文、会议材料、各种汇编等;其四是为成都市部分市级单位印刷几十份到2000份不等的文件。杨雪强先生也强调,现在有50多个人的杭州市市级机关文印中心主要服务于杭州市级机关和四大领导班子,以及市级各个部委,主要还是承担机关文件、会议材料、简报以及汇编等等的印刷。

      现阶段,这些文件印刷工作的一个重要特点是,都要求能够在最短的时间内拿到印好的、准确的文件,并且每份文件的印数也是少至一两份,多至几百份、几千份。用杨雪强先生的话说,这是机关文印产品的结构发生了变化。以杭州市市级机关文印中心为例,2005年,其所印的稿件数量为11900多件,平均到工作日,就是40多个印件/天,其中有10多个都是急件,即要求在很短的时间内交货,最短在1小时,并且在这些印件中有68%少于500份。产品结构发生变化的一个重要原因是办公自动化和电子政务正在逐步得到施行,再者机关正在进行办公效能的建设,提高办公的效率,减少一些不必要发的文件。作为政务办文工作链上的一个重要环节,政府机关文印单位必须要积极应对这种产品结构变化的情况,但原有的小胶印机、大胶印机却并不能完全胜任。因此,当数码印刷机进入他们的视野之后,便立刻成为关注的焦点。

      引进数码印刷 享受数码乐趣

      四川省政府机关文印中心和杭州市市级机关文印中心分别于2004年6月、2004年11月引进了方正印捷数码印刷系统,并且数码印刷的印量都已达到三四百万印,平均每个月的印量能达到20多万印。

      只有亲身体验过,有了前后的比较,才能对数码印刷对于机关文印的优势有更深的体会。康东先生比较后指出,过去传统胶印的流程需要有9个环节才能得到成品:设计、制作、出片、打样、拼版、晒版、上版、印刷、装订,而采用数码印刷之后,整个流程大大缩短,只需要直接从电脑将文件发到数码印刷机上输出。以前需要5~7个小时才能完成的工作量,现在只需1个小时就能完成。需要的人员也从起初的四五人,减少到最多只要两个人。而且随着中间环节的减少,数码印刷比传统印刷更能保证印品的质量与精确率。作为一项新技术,数码印刷还将带来创新性的服务,如为黑白会议文件穿上彩色的外套,印上彩色的封面,不仅给人耳目一新的感觉,对本地区的旅游业、会议的主题起到宣传或突出的作用,而且既快又好。四川省政府机关文印中心就曾尝试用方正印捷彩色数码印刷系统来印刷会议材料,并受到好评。

      杨雪强先生对此也深有体会,他认为,引进数码印刷之后,不仅可节省小批量印刷的成本,而且生产效率也比较高,并节省了人力。杭州市市级机关文印中心加班的情况比较普遍,以前不管印量是多少,都至少安排7个人加班,其中1人排版,1人拼版,2人开机印刷,2人装订,再有1人协调生产。用了数码印刷以后,只要留一个人加班就可以了。另外,数码印刷保证一部分稿件能够实现立等可取,同时,也让生产模式和管理模式随之发生改变。

      数码印刷一张起印、全数字化生产的优势,使得数码印刷被认为是现在的机关文印单位必备的生产设备。杨雪强先生认为,一方面,机关文印单位承担为机关服务的重任,从服务的时效上来看,是不是采用数码印刷设备将影响到机关政务的效率;另一方面,以内部来讲,数码印刷是提高文印单位设备装备水平和管理效率的重要内容,面对这项新技术,机关文印单位的负责人的认识和接受度,意味着观念是否更新。再一方面,采用数码印刷,也对工人素质的要求进一步提高。

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